Algemene voorwaarden (AV) voor dienstverlening (Tour / Concert/ Productie Management)
General Terms and Conditions (GTC) for Services (Tour/Concert/Production Management)
Toepassingsgebied
Deze algemene voorwaarden (hierna "AV" genoemd) zijn van toepassing op alle diensten op het gebied van tour-, concert- of productiemanagement (onder productie wordt begrepen (de aanwezigheid op) een live evenement, o.m. een festival), geleverd door Easy Rider BV, met maatschappelijke zetel te Kanonstraat 29, 850 Kortrijk, ingeschreven in de KBO onder het nummer 1004.831.710 (hierna "Easy Rider").
De "Klant" verwijst naar elke rechtspersoon of natuurlijke persoon die handelt voor professionele doeleinden (artiest, platenlabel, boekingskantoor, enz.) en die een beroep doet op de diensten van Easy Rider. Elke bestelling impliceert de onvoorwaardelijke aanvaarding van deze AV, ongeacht eventuele tegenstrijdige bepalingen in de documenten van de Klant.
De overeenkomst tussen Easy Rider en de Klant wordt geacht te zijn gesloten zodra de offerte door de Klant is ondertekend en door Easy Rider is ontvangen, of zodra de dienstverlening daadwerkelijk wordt aangevangen na schriftelijke (inclusief via e-mail) toestemming van de Klant op de offerte of schriftelijke verwijzing van de Klant naar deze offerte.
1. Scope
These general terms and conditions (hereinafter referred to as "GTC") apply to all services in the field of tour-, concert and production management (under “production”, it is understood [the presence at] a live event, e.g. a festival) provided by Easy Rider BV, with registered office at Kanonstraat 29, 850 Kortrijk, registered in the Crossroads Bank for Enterprises under number 1004.831.710 (hereinafter referred to as "Easy Rider").
The "Customer" refers to any legal entity or natural person acting for professional purposes (artist, record label, booking agency, etc.) and who calls on the services of Easy Rider. Each order implies the unconditional acceptance of these GTC, regardless of any conflicting provisions in the Customer's documents.
The agreement between Easy Rider and the Customer shall be deemed to have been concluded as soon as the quotation has been signed by the Customer and received by Easy Rider, or as soon as the service is actually commenced after written (including by e-mail) consent from the Customer on the quotation or written reference from the Customer to this quotation.
Beschrijving van de diensten
Easy Rider levert diensten op het gebied van logistieke, technische en personeelsplanning en coördinatie in verband met de tour/het concert/ de productie wiens naam is vermeld in de offerte of in andere aan Easy Rider verstrekte documenten. De precieze lijst van diensten is opgenomen in de offerte. Deze lijst is limitatief, met dien verstande dat zij kan worden gewijzigd door middel van een door beide partijen ondertekend schriftelijk addendum.
2. Description of the services
Easy Rider provides services in the field of logistics, technical and personnel planning and coordination in connection with the tour/concert/production mentioned in the quotation or in other documents provided to Easy Rider. The exact list of services is included in the quotation. This list is exhaustive, on the understanding that it may be amended by means of a written addendum signed by both parties.
Verplichting tot samenwerking en reactiviteit
De partijen verbinden zich ertoe hun respectieve verplichtingen te goeder trouw uit te voeren.
De Klant erkent dat de aard van de gevraagde diensten een actieve en voortdurende medewerking van zijn/haar kant vereist, evenals een snelle reactie. Hij/zij verbindt zich er dan ook toe om Easy Rider alle volledige en correcte informatie te verstrekken die nodig is voor de uitvoering van de diensten (bijv. identiteitsdocumenten, technische vereisten, gezondheidsbeperkingen, enz.), en om binnen korte termijnen, aangepast aan de urgentie die gepaard gaat met beslissingen die tijdens de tour/het concert/de productie moeten worden genomen, te reageren op de vragen en verzoeken tot toestemming van Easy Rider (in principe binnen 24 uur, of onmiddellijk in geval van dringende zaken onderweg).
Easy Rider kan in geen geval aansprakelijk worden gesteld voor schade, extra kosten (bijv. stijging van de prijzen van vliegtickets, verlies van hotelopties, weigering van visa) of annuleringen van diensten die, zelfs gedeeltelijk, het gevolg zijn van:
- een vertraging in de reactie van de Klant;
- het verstrekken van onjuiste, onvolledige of verouderde informatie door de Klant.
In dergelijke gevallen blijven eventuele wijzigings- of annuleringskosten die door derden in rekening worden gebracht, uitsluitend voor rekening van de Klant.
3. Obligation to cooperate and be responsive
The parties undertake to perform their respective obligations in good faith.
The Customer acknowledges that the nature of the services requested requires active and continuous cooperation on his/her part, as well as a rapid response. He/she therefore undertakes to provide Easy Rider with all complete and correct information that is necessary for the performance of the services (e.g. identity documents, technical requirements, health restrictions, etc.), and to respond to Easy Rider's questions and requests for authorisation within short timeframes appropriate to the urgency of decisions that need to be made during the tour/concert (in principle within 24 hours, or immediately in the case of urgent matters en route).
Easy Rider cannot be held liable under any circumstances for damage, additional costs (e.g. increase in airfare prices, loss of hotel options, visa refusals) or cancellations of services that are, even partially, the result of:
- a delay in the Customer's response;
- the provision of incorrect, incomplete or outdated information by the Customer.
In such cases, any change or cancellation fees charged by third parties shall remain the sole responsibility of the Customer.
Contactpersoon van de Klant en communicatie
Om een vlotte communicatie te garanderen en tegenstrijdige instructies te vermijden, wijst de Klant een contactpersoon aan (“SPOC”). Easy Rider kan alle communicatie op geldige wijze aan deze SPOC overmaken. De Klant zal een geldig e-mailadres en telefoonnummer van de SPOC doorgeven. De SPOC moet elke dag, ook buiten de normale werkuren, bereikbaar zijn.
De SPOC zal over de nodige bevoegdheid beschikken om snel beslissingen te nemen en de Klant te binden, onder meer wat betreft dringende budgettaire goedkeuringen, wijzigingen in de route en in de logistieke keuzes.
4. Customer contact person and communication
In order to ensure smooth communication and avoid conflicting instructions, the Customer shall designate a contact person ("SPOC"). Easy Rider may validly send all communications to this SPOC.
The Customer shall provide a valid email address and telephone number for the SPOC. The SPOC must be available every day, including outside normal working hours.
The SPOC shall have the necessary authority to make quick decisions and bind the Customer, including with regard to urgent budgetary approvals, changes to the route and logistical choices.
Beroep op derden
Easy Rider zal een beroep doen op externe dienstverleners, bijv. voor vervoer, accommodatie, materiaalverhuur, technici ter plaatse, enz. Easy Rider zal ten aanzien van deze dienstverleners optreden als vertegenwoordiger van de Klant. Easy Rider kan dan ook niet aansprakelijk worden gesteld voor de slechte uitvoering door deze derden van de bij hen bestelde diensten. Easy Rider zal uitsluitend betrouwbare dienstverleners selecteren, op basis van de informatie die op de markt beschikbaar is.
Voor zover mogelijk zal Easy Rider de Klant om toestemming vragen voor de keuze van de dienstverleners en de prijzen, alvorens een overeenkomst met hen te sluiten. Easy Rider kan echter onderhandelen over, en instemmen met, wijzigingen in de door de dienstverleners te leveren diensten, voor zover deze wijzigingen noodzakelijk of nuttig blijken te zijn voor het goede verloop van de concerten, tours of productie (onder andere wijzigingen met betrekking tot de verlichtingsapparatuur, de tijdschema's, enz.) en zij geen belangrijke invloed hebben op het totaalbudget van het concert/de tour/de productie. Easy Rider zal de Klant op eenvoudig verzoek een kopie van de contracten met de dienstverleners bezorgen.
5. Use of third parties
Easy Rider will call on external service providers, e.g. for transport, accommodation, equipment rental, on-site technicians, etc. Easy Rider will act as the Customer's representative in relation to these service providers. Easy Rider cannot therefore be held liable for the poor performance by these third parties of the services ordered from them. Easy Rider will only select reliable service providers, based on the information available on the market.
As far as possible, Easy Rider will ask the Customer for permission regarding the choice of service providers and prices before concluding an agreement with them. However, Easy Rider may negotiate and agree to changes in the services to be provided by the service providers, insofar as these changes prove necessary or useful for the smooth running of the concerts or tours (including changes relating to lighting equipment, timetables, etc.) and they do not have a significant impact on the total budget of the concert or tour.
Easy Rider will provide the Customer with a copy of the contracts with the service providers upon simple request.
Sociale status van artiesten/bandleden en tourteam
Het is uitsluitend de verantwoordelijkheid van de Klant om ervoor te zorgen dat al het tour/concert/productie personeel (artiesten en technici) in overeenstemming zijn met het toepasselijke arbeidsrecht (Dimona-aangiften in België, A1-detacheringen voor het buitenland of Limosa-aangiften voor buitenlandse werknemers die naar België komen). De Klant vrijwaart Easy Rider tegen elke boete of vordering van de arbeidsinspectie in dit verband.
Evenzo is de Klant verantwoordelijk voor het verkrijgen van de nodige visa en werkvergunningen voor de artiest/groep en het tour/concert/productie-team. Easy Rider kan logistieke ondersteuning bieden bij het opstellen van de dossiers, maar kan niet aansprakelijk worden gesteld in geval van weigering van toegang tot een grondgebied of uitzetting door de immigratiediensten.
De Klant verbindt zich ertoe een arbeidsongevallenverzekering af te sluiten voor al zijn/haar personeel dat aanwezig is op de tour/het concert, ook voor internationale reizen.
6. Social status of artists/band members and tour team
It is the sole responsibility of the Customer to ensure that all tour/concert/production personnel (artists and technicians) comply with the applicable labour law (Dimona declarations in Belgium, A1 secondments for abroad or Limosa declarations for foreign workers coming to Belgium). The Customer indemnifies the Easy Rider against any fines or claims from the labour inspectorate in this regard.
Similarly, the Customer is responsible for obtaining the necessary visas and work permits for the artist/group and the tour/concert/production team. Easy Rider can provide logistical support in preparing the files, but cannot be held liable in the event of refusal of entry to a territory or expulsion by the immigration services.
The Client undertakes to take out occupational accident insurance for all its staff present on the tour/concert, including for international travel.
Relaties met concertzalen en lokale promotors
Coördinerende rol: Easy Rider treedt op als technisch en logistiek tussenpersoon tussen de Klant en de concertzalen (en promotors). Haar rol beperkt zich tot het doorgeven van de behoeften (riders), het controleren van de conformiteit van de installaties met de door de Klant doorgegeven specificaties (indien een medewerker van Easy Rider ter plaatse is) en het coördineren van de tijdschema's (load-in, soundcheck, showtime).
Geen verantwoordelijkheid met betrekking tot de infrastructuur en een goed einde van de tour/concerten/productie: Easy Rider kan niet aansprakelijk worden gesteld voor de staat, de veiligheid of de conformiteit van de zalen met de normen (met name de normen op het gebied van geluid, brandveiligheid of hygiëne). Het is de verantwoordelijkheid van de Klant om ervoor te zorgen dat de met de zalen gesloten contracten de nodige garanties in dit verband bevatten. Easy Rider is nooit eindverantwoordelijk voor het succes van de tour/ concert/productie.
Evenwel, indien Easy Rider problemen vaststelt met betrekking tot de technische haalbaarheid van een optreden in een bepaalde zaal, zal het de Klant hiervan onmiddellijk op de hoogte stellen. Het is aan de Klant om te beslissen of het optreden doorgaat of niet. Als de Klant besluit het optreden van de artiest/groep door te laten gaan, kan Easy Rider niet aansprakelijk worden gesteld in geval van technische incidenten, materiële schade of ongevallen.
Tenzij uitdrukkelijk en schriftelijk anders is overeengekomen, is Easy Rider niet verantwoordelijk voor het innen van gages, kaartverkoopopbrengsten of andere bedragen bij de zalen. Indien Easy Rider contant geld moet vervoeren (bijv. saldo van de gage dat dezelfde avond wordt betaald), handelt het onder de uitsluitende verantwoordelijkheid van de Klant en kan Easy Rider niet aansprakelijk worden gesteld in geval van diefstal van de bedragen.
Ondertekening van documenten: Easy Rider heeft geen ondertekeningbevoegdheid om de Klant financieel te binden ten opzichte van de zalen, tenzij de Klant hiervoor vooraf schriftelijk toestemming heeft gegeven of de bepalingen inzake budgetoverschrijdingen in geval van nood van toepassing zijn.
7. Relations with concert venues and local promoters
Coordinating role: Easy Rider acts as a technical and logistical intermediary between the Customer and the concert venues (and promoters). Its role is limited to communicating requirements (riders), checking that the installations comply with the specifications provided by the Customer (if an Easy Rider employee is on site) and coordinating schedules (load-in, soundcheck, showtime).
No responsibility for infrastructure and successful completion of tour/concerts/production: Easy Rider cannot be held liable for the condition, safety or compliance of venues with standards (in particular standards relating to noise, fire safety or hygiene). It is the Customer's responsibility to ensure that the contracts concluded with the venues contain the necessary guarantees in this regard. Easy Rider is never ultimately responsible for the success of the tour/concert/production.
However, if Easy Rider identifies problems relating to the technical feasibility of a performance in a particular venue, it will immediately inform the Customer. It is up to the Customer to decide whether or not the performance will go ahead. If the Customer decides to allow the artist/group to perform, Easy Rider cannot be held liable in the event of technical incidents, material damage or accidents.
Unless expressly agreed otherwise in writing, Easy Rider is not responsible for collecting fees, ticket sales proceeds or other amounts from the venues. If Easy Rider has to transport cash (e.g. balance of the fee to be paid on the same evening), it does so under the sole responsibility of the Customer and Easy Rider cannot be held liable in the event of theft of the amounts.
Signing of documents: Easy Rider does not have the authority to sign documents that bind the Customer financially to the venues, unless the Customer has given prior written consent or the provisions regarding budget overruns in case of emergency apply.
Budget
Als de diensten het opstellen van een budget voor de tour/het concert/de productie omvatten, is dit budget slechts een inschatting, gebaseerd op de door de Klant verstrekte informatie en de tarieven die van kracht zijn op het moment van opstelling. Het dient als basis voor de logistieke planning.
De Klant erkent dat de kosten in verband met de reis- en evenementenindustrie (onder meer luchtvervoer, brandstof, accommodatie, huur van materiaal en technici, enz.) onderhevig zijn aan snelle en onvoorspelbare schommelingen. Bijgevolg:
- behoudt Easy Rider zich het recht voor om het budget aan te passen in geval van schommelingen in de tarieven van de dienstverleners tussen het moment van de schatting en het moment van de daadwerkelijke reservering;
- worden alle extra kosten als gevolg van externe factoren buiten de controle van Easy Rider (luchthavenbelastingen, brandstoftoeslagen, wisselkoersschommelingen, wijzigingen in de lokale belastingwetgeving, enz.) volledig doorgerekend aan de Klant.
Wijzigingen na goedkeuring budget: elke wijziging in de reisroute, het tijdschema, het aantal personen op reis (tour party) of andere vereisten van de Klant, gevraagd door de Klant na de goedkeuring van het oorspronkelijke budget, zal aanleiding geven tot een herziening van het budget. De kosten voor het wijzigen en annuleren van diensten van dienstverleners zijn uitsluitend voor rekening van de Klant.
Budgetoverschrijdding wegens dringende omstandigheden: in het kader van de uitvoering van de opdracht ter plaatse is Easy Rider gerechtigd om dringende, onvoorziene en niet-begrote uitgaven te doen, indien het redelijkerwijs niet mogelijk is om tijdig de toestemming van de Klant te verkrijgen, en op voorwaarde dat de uitgaven redelijkerwijs kunnen worden beschouwd als noodzakelijk voor het goede verloop van de tour/het concert/de productie of voor de veiligheid van personen en materiaal, of noodzakelijk om de goede kwaliteit van de artistieke prestaties van de artiest/groep te waarborgen, op voorwaarde dat de Klant hiervan zo snel mogelijk op de hoogte wordt gebracht. Er wordt uitdrukkelijk overeengekomen dat deze beslissingen onder meer betrekking kunnen hebben op zaken zoals extra te huren materiaal (verlichting, instrumenten, diensten van technici, enz.). Deze uitgaven worden doorgerekend aan de Klant.
8. Budget
If the services include drawing up a budget for the tour/concert, this budget is only an estimate, based on the information provided by the Customer and the rates in force at the time of drawing up. It serves as a basis for logistical planning.
The Customer acknowledges that costs related to the travel and events industry (including air transport, fuel, accommodation, equipment and technician hire, etc.) are subject to rapid and unpredictable fluctuations. Consequently:
- Easy Rider reserves the right to adjust the budget in the event of fluctuations in the rates charged by service providers between the time of the estimate and the time of the actual booking;
- all additional costs resulting from external factors beyond Easy Rider's control (airport taxes, fuel surcharges, exchange rate fluctuations, changes in local tax legislation, etc.) will be passed on in full to the Customer.
Changes after budget approval: any change to the itinerary, schedule, number of people travelling (tour party) or other requirements of the Customer, requested by the Customer after the approval of the original budget, will result in a revision of the budget. The costs for changing and cancelling services provided by service providers are exclusively borne by the Customer.
Budget overrun due to urgent circumstances: in the context of carrying out the assignment on site, Easy Rider is entitled to incur urgent, unforeseen and unbudgeted expenses if it is not reasonably possible to obtain the Customer's consent in good time, and provided that the expenses can reasonably be considered necessary for the smooth running of the tour/concert or for the safety of persons and equipment, or necessary to ensure the high quality of the artistic performance of the artist/group, provided that the Customer is informed of this as soon as possible.
It is expressly agreed that these decisions may relate, among other things, to matters such as additional equipment to be hired (lighting, instruments, services of technicians, etc.). These expenses will be charged to the Customer.
Tourkas (Tour Float)
Voor de operationele behoeften van de tour (zoals bijv. parkeerplaatsen, tol, klein noodmateriaal, dringende uitgaven, dringende catering, enz.) kan Easy Rider de Klant vragen om een voorschot ter beschikking te stellen, de zogenaamde "Tour Float". Deze middelen blijven de exclusieve eigendom van de Klant. Easy Rider treedt uitsluitend op als gevolmachtigde voor het beheer van deze liquide middelen.
Verantwoordelijkheid en bewijsstukken: Easy Rider zal deze gelden met de nodige zorgvuldigheid beheren. Elke uitgave die via de Tour Float wordt gedaan, moet worden gestaafd met een geldig bewijsstuk (factuur met btw-nummer, origineel kassaticket of ontvangstbewijs).
Easy Rider zal de Klant binnen 15 dagen na afloop van de opdracht een eindafrekening met alle bewijsstukken bezorgen.
Elk positief saldo van de Tour Float moet aan het einde van de opdracht volledig aan de Klant worden terugbetaald.
Productievoorschotten: Indien Easy Rider genoodzaakt is eigen middelen in te zetten om een dringende uitgave in verband met de productie te dekken (bij gebrek aan voldoende Tour Float), verbindt de Klant zich ertoe deze kosten op vertoon van een geldig bewijsstuk terug te betalen, vermeerderd met 5% administratiekosten ter dekking van de financiële en administratieve kosten.
9. Tour float
For the operational needs of the tour/concert/production (such as parking spaces, tolls, small emergency equipment, urgent expenses, urgent catering, etc.), Easy Rider may ask the Customer to provide an advance payment, known as the "Tour Float". These funds remain the exclusive property of the Customer. Easy Rider acts solely as an agent for the management of these assets.
Responsibility and supporting documents: Easy Rider will manage these funds with due care. Any expenditure made via the Tour Float must be supported by a valid supporting document (invoice with VAT number, original cash register receipt or other receipt).
Easy Rider will provide the Customer with a final statement with all supporting documents within 15 days of the end of the assignment.
Any positive balance of the Tour Float must be repaid in full to the Customer at the end of the assignment.
Production advances: If Easy Rider needs to use its own funds to cover an urgent expense related to production (due to insufficient Tour Float), the Customer shall reimburse these costs upon presentation of valid supporting documents, plus 5% administration costs to cover the financial and administrative costs.
Verantwoording
Na afloop van de tour/concert/productie verbindt Easy Rider zich ertoe de Klant een gedetailleerde afrekening van haar beheer voor te leggen, met daarin:
- de eindstand van de tourkas (Tour Float);
- het overzicht van de gemaakte kosten;
- de inventaris van de verzamelde bewijsstukken.
De Klant beschikt over een termijn van 10 werkdagen vanaf de ontvangst van de afrekening om zijn/haar opmerkingen te formuleren of bepaalde uitgaven schriftelijk te betwisten. Na afloop van deze termijn en bij gebrek aan een gemotiveerd bezwaar wordt de afrekening als definitief goedgekeurd beschouwd. De goedkeuring van de afrekening, hetzij uitdrukkelijk, hetzij stilzwijgend (bij gebrek aan bezwaar binnen de termijn), geldt als kwijting ten gunste van Easy Rider voor haar financieel en administratief beheer.
10. Accountability
At the end of the tour/concert/production, Easy Rider will provide the Customer with a detailed statement of its management, including:
- the final balance of the Tour Float;
- an overview of the costs incurred;
- the inventory of the supporting documents collected.
The Customer has a period of 10 working days from receipt of the statement to formulate his/her/its comments or to dispute certain expenses in writing. After this period and in the absence of a motivated objection, the statement shall be considered definitively approved. Approval of the statement, either explicitly or tacitly (in the absence of an objection within the period), shall constitute discharge in favor of Easy Rider for its financial and administrative management.
Prijs van de diensten en betaling
De prijs van de door Easy Rider geleverde diensten wordt vastgelegd in de offerte. Deze prijs dekt de volledige voorbereiding van de tour/het concert/de productie, de prestaties tijdens de tour/het concert/de productie en de dagen van aanwezigheid tijdens de tour/het concert/de productie (show fee) indien deze aanwezigheid in de diensten is voorzien. Deze prijs kan worden herzien indien de Klant een wijziging van de geleverde diensten vraagt.
Alle vermelde prijzen zijn in euro en exclusief btw en andere toepasselijke taksen.
Als een medewerker van Easy Rider ter plaatse aanwezig is tijdens de tour/het concert/ de productie, zijn de reis-, verblijf- en maaltijdkosten van de medewerkers van Easy Rider inbegrepen in de prijs. Deze medewerker zal op dezelfde wijze worden ondergebracht en reizen als de artiest/de leden van de groep.
Tenzij anders vermeld in de offerte, zijn de per diem (dagvergoedingen) die verschuldigd zijn aan de medewerkers van Easy Rider inbegrepen in de prijs. De per diem die verschuldigd zijn aan derde dienstverleners worden opgenomen in het budget en zijn voor rekening van de Klant. Ze zijn ofwel vooraf, ofwel wekelijks tijdens de tour betaalbaar.
Alle kosten die Easy Rider voor rekening van de Klant maakt, worden onmiddellijk gefactureerd.
Easy Rider heeft het recht de Klant om vooruitbetalingen te vragen ter dekking van de betalingen aan de dienstverleners die tijdens de tour/het concert/de productie diensten zullen verlenen (accommodatie, reizen, catering, materiaalverhuur, technici, enz.). Bij gebrek aan betaling van deze vooruitbetalingen kan Easy Rider niet aansprakelijk worden gesteld voor eventuele vertragingen of niet-reserveringen.
Tenzij anders overeengekomen, zijn facturen betaalbaar binnen de 30 dagen na de datum van verzending van de factuur. Alle betalingen moeten worden gedaan op de aangegeven bankrekening van Easy Rider. Overeenkomstig de wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van betalingsachterstand bij handelstransacties, geeft elke betalingsachterstand van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling aanleiding tot de toepassing van een interest tegen het wettelijke tarief voor handelstransacties en een forfaitaire schadevergoeding van 10% van het factuurbedrag (met een minimum van 125 €) als boeteclausule.
Bij niet-betaling van een factuur of een voorschot heeft Easy Rider het recht om de levering van haar diensten op te schorten totdat de bedragen volledig zijn betaald.
11. Price of services and payment
The price of the services provided by Easy Rider is specified in the quotation. This price covers the entire preparation of the tour/concert/production, the performances during the tour/concert/production and the days of attendance during the tour/concert/production (show fee) if this attendance is included in the services. This price may be revised if the Customer requests a change to the services to be provided.
All prices quoted are in euros and exclude VAT and other applicable taxes.
If an Easy Rider employee is present on site during the tour/concert/production, the travel, accommodation and meal costs of the Easy Rider employees are included in the price. This employee will be accommodated and travel in the same way as the artist/members of the group.
Unless otherwise stated in the quotation, the per diem (daily allowance) payable to Easy Rider employees are included in the price. The per diem payable to third-party service providers are included in the budget and are payable by the Customer. They are payable either in advance or weekly during the tour.
All costs incurred by Easy Rider on behalf of the Customer will be invoiced immediately.
Easy Rider has the right to request advance payments from the Customer to cover payments to service providers who will provide services during the tour/concert/production (accommodation, travel, catering, equipment rental, technicians, etc.). In the absence of payment of these advance payments, Easy Rider cannot be held liable for any delays or non-reservations.
Unless otherwise agreed, invoices are payable within 30 days of the date of dispatch of the invoice. All payments must be made to Easy Rider's designated bank account. In accordance with the law of 2 August 2002 on combating late payment in commercial transactions, any late payment shall automatically and without prior notice give rise to the application of interest at the statutory rate for commercial transactions and a fixed compensation of 10% of the invoice amount (with a minimum of €125) as a penalty clause.
In the event of non-payment of an invoice or advance payment, Easy Rider has the right to suspend the provision of its services until the amounts have been paid in full.
Verzekeringen
De Klant verbindt zich ertoe alle nodige verzekeringen af te sluiten voor de artiest/de groep en het tourmateriaal.
Easy Rider beschikt over een beroepsaansprakelijkheidsverzekering.
12. Insurance
The Customer shall take out all necessary insurance for the artist/group and the tour equipment.
Easy Rider has a professional liability insurance.
Afbeeldingen, video's en commerciële referenties
Commerciële referenties: de Klant geeft Easy Rider uitdrukkelijk toestemming om de naam van de artiest/groep en de bedrijfsnaam van de Klant te vermelden als commerciële referentie op haar communicatiemiddelen (website, sociale media, portfolio, brochures, enz.).
Recht op afbeeldingen en inhoud: in het kader van de promotie van haar professionele activiteiten heeft Easy Rider ook het recht om foto's en video's (hierna de "Inhoud") te maken van achter de schermen (backstage), de technische installaties, de montage of de sfeer van de tour/het concert/de productie, op voorwaarde dat deze Inhoud geen inbreuk maakt op de privacy van de aanwezigen of de veiligheid van de productie, en deze te publiceren op haar communicatiemiddelen (sociale media, enz).
De Klant garandeert Easy Rider dat hij/zij de toestemming van de artiest, groeps- en teamleden heeft verkregen voor het gebruik van hun beeld in dit strikt professionele en promotionele kader in verband met de activiteit van Easy Rider. Easy Rider verbindt zich ertoe geen Inhoud te gebruiken die het imago van de artiest/groep kan schaden of vertrouwelijke elementen (contracten, gevoelige technische documenten, privéleven) onthult. Easy Rider legt de foto's en video's ter goedkeuring voor aan de Klant. Deze goedkeuring mag niet zonder geldige reden worden geweigerd.
De Klant kan te allen tijde schriftelijk verzoeken om verwijdering van een specifieke publicatie op sociale media om legitieme redenen (bijv. beëindiging van een overeenkomst inzake beeldrechten met een derde partij, verandering van artistieke richting, enz.). Easy Rider zal dit verzoek zo snel mogelijk behandelen.
13. Images, videos and commercial references
Commercial references: the Customer expressly authorizes Easy Rider to mention the name of the artist/group and the Customer's company name as a commercial reference on its communication media (website, social media, portfolio, brochures, etc.).
Image right and content: in the context of promoting its professional activities, Easy Rider also has the right to take photographs and videos (hereinafter referred to as the "Content") from behind the scenes (backstage), as well as of the technical installations, the assembly or the atmosphere of the tour/concert/production, provided that this Content does not infringe on the privacy of the persons present or the safety of the production, and to publish such content on its communication media (social media, etc.).
The Customer guarantees Easy Rider that he/she has obtained the consent of the artist, group and team members for the use of their image in this strictly professional and promotional context in connection with Easy Rider's activity. Easy Rider undertakes not to use any Content that could damage the image of the artist/group or reveal confidential elements (contracts, sensitive technical documents, private life). Easy Rider shall submit the photos and videos to the Customer for approval. This approval may not be refused without valid reason.
The Customer may at any time request in writing the removal of a specific publication on social media for legitimate reasons (e.g. termination of an image rights agreement with a third party, change of artistic direction, etc.). Easy Rider will process this request as soon as possible.
Intellectuele eigendom en vertrouwelijke informatie
Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, blijven alle methodologische documenten, gepersonaliseerde routekaarten of beheersinstrumenten die door Easy Rider zijn gecreëerd in verband met de uitvoering van haar opdracht, haar intellectuele eigendom. Aan de Klant wordt alleen een gebruiksrecht voor de duur van de opdracht verleend.
14. Intellectual property and confidential information
Unless otherwise agreed in writing, all methodological documents, personalized roadmaps or management tools created by Easy Rider in connection with the performance of its assignment remain its intellectual property. The Customer is only granted a right of use for the duration of the assignment.
Annulering
In geval van annulering van de tournee/het concert / de productie door de Klant, om welke reden dan ook (inclusief overmacht) na het sluiten van de overeenkomst, zijn de volgende vergoedingen verschuldigd aan Easy Rider:
- meer dan 30 dagen voor de eerste geplande concertdatum/productiedatum: de eventueel betaalde aanbetaling blijft verworven.
- tussen 30 en 15 dagen voor de eerste geplande concertdatum/productiedatum: 50% van het totale bedrag van de voorziene honoraria.
- minder dan 15 dagen voor de eerste geplande concertdatum/productiedatum: 100% van het totale honorarium.
In alle gevallen worden de door Easy Rider gemaakte kosten aan haar terugbetaald.
Bij annulering van een deel van de tour wordt de prijs niet verlaagd.
15. Cancellation
In the event of cancellation of the tour/concert/production by the Customer, for any reason whatsoever (including force majeure) after the conclusion of the agreement, the following fees shall be payable to Easy Rider:
- more than 30 days before the first scheduled concert/tour/production date: any deposit paid shall be forfeited.
- between 30 and 15 days before the first scheduled concert/tour/production date: 50% of the total amount of the fees.
- less than 15 days before the first scheduled concert/tour/production date: 100% of the total fee.
In all cases, any costs incurred by Easy Rider shall be reimbursed.
In the event of cancellation of part of the tour/concert/production, the price will not be reduced.
Voortijdige beëindiging van de overeenkomst
Ontbinding wegens wanprestatie (uitdrukkelijke ontbindende voorwaarde): in geval van ernstige schending door een van de partijen van een van zijn/haar contractuele verplichtingen (bijv. herhaaldelijk niet betalen van facturen of dagvergoedingen, beledigend of gewelddadig gedrag, ernstige schending van de veiligheidsvoorschriften), kan de andere partij deze overeenkomst van rechtswege beëindigen (i) zonder voorafgaande ingebrekestelling indien aan de wanprestatie niet kan worden verholpen, of (ii) indien aan de wanprestatie kan worden verholpen, deze niet binnen 14 dagen na verzending van een ingebrekestelling waarin de wanprestatie wordt vermeld en herstel wordt geëist, wordt verholpen.
In geval van voortijdige beëindiging van de overeenkomst, om welke reden dan ook, blijft de Klant verplicht om de reeds geleverde diensten en de reeds door Easy Rider gemaakte kosten te betalen.
16. Early termination of the agreement
Termination due to breach of contract (express resolutive condition): in the event of a serious breach by one of the parties of one of its contractual obligations (e.g. repeated non-payment of invoices or per diem, offensive or violent behavior, serious breach of safety regulations), the other party may terminate this agreement by operation of law (i) without prior notice of default if the breach cannot be remedied, or (ii) if the breach can be remedied, if it is not remedied within 14 days of sending a notice of default specifying the breach and demanding remedy of it.
In the event of early termination of the agreement, for whatever reason, the Customer remains obliged to pay for the services already provided and the costs already incurred by Easy Rider.
Aansprakelijkheid
Aard van de verbintenis: Easy Rider is alleen gehouden tot middelenverbintenissen. Zij zal haar diensten uitvoeren met alle zorgvuldigheid en bekwaamheid die van een normaal oplettende en ervaren professional in de muziekindustrie mag worden verwacht. Easy Rider geeft geen garantie dat er zich geen logistieke of andere moeilijkheden of onvoorziene omstandigheden zullen voordoen.
Indirecte schade: Easy Rider kan in geen geval aansprakelijk worden gesteld voor indirecte of onvoorspelbare schade geleden door de Klant, de artiest of de groep. Uitdrukkelijk uitgesloten zijn: gederfde inkomsten, gemiste kansen (bijv. annulering van een media-optreden), imagoschade of exploitatieverliezen als gevolg van een vertraging of annulering van een concert/tour/productie.
Aansprakelijkheid van derden: Easy Rider kan niet aansprakelijk worden gesteld voor fouten, nalatigheid of contractuele tekortkomingen van derde dienstverleners (vervoerders, hotels, verhuurbedrijven, concertzalen, lokale promotors, enz.) die het namens de Klant coördineert.
Grove nalatigheid en bedrog: de aansprakelijkheid van Easy Rider is beperkt tot grove nalatigheid en bedrog (opzettelijke fout).
Diefstal van geld: Easy Rider wijst elke aansprakelijkheid af in geval van diefstal van de Tour Float of ander geld dat zij wordt gevraagd te bewaren, alsook van materiaal dat voor de tour/het concert/de productie is aangekocht of gehuurd, op voorwaarde dat het de gebruikelijke veiligheidsmaatregelen heeft genomen (gebruik van een hotelkluis, afgesloten voertuig, enz.). Het is aan de Klant om een verzekering "materiaal en waarden" af te sluiten die de verplaatsingen dekt.
Aansprakelijkheidsplafond: in het geval dat de aansprakelijkheid van Easy Rider wordt weerhouden, is het totale bedrag van de door haar te betalen schadevergoeding voor alle schadegevallen die vallen onder eenzelfde overeenkomst uitdrukkelijk beperkt tot het totale bedrag van de door Easy Rider daadwerkelijk ontvangen honoraria exclusief btw voor de betreffende overeenkomst (deze honoraria zijn exclusief alle kosten die Easy Rider namens de Klant heeft gemaakt).
De Klant ziet af van het inroepen van de aansprakelijkheid van de bestuurders, leidinggevenden en medewerkers van Easy Rider, zowel op contractuele als op buitencontractuele basis.
Het inroepen van de aansprakelijkheid van Easy Rider vormt geen reden om de betaling van de facturen van Easy Rider op te schorten.
17. Liability
Nature of the obligation: Easy Rider is only bound by obligations of means (“inspanningsverbintenissen”, as opposed to obligation of result). It will perform its services with all the care and skill that may be expected from a normally attentive and experienced professional in the music industry. Easy Rider does not guarantee that no logistical or other difficulties or unforeseen circumstances will arise.
Indirect damage: Easy Rider cannot under any circumstances be held liable for indirect or unforeseeable damage suffered by the Customer, the artist or the group. The following type of damages are expressly excluded: loss of income, missed opportunities (e.g. cancellation of a media appearance), damage to reputation or operating losses resulting from a delay or a cancellation of a concert/tour/production.
Third-party liability: Easy Rider cannot be held liable for errors, negligence or contractual shortcomings on the part of third-party service providers (transport companies, hotels, rental companies, venues, local promoters, etc.) that it coordinates on behalf of the Customer.
Gross negligence and fraud: Easy Rider's liability is limited to the case of gross negligence and fraud (intentional error).
Theft of money: Easy Rider declines all liability in the event of theft of the Tour Float or other money it is asked to keep, as well as equipment purchased or rented for the tour/concert/production, provided that it has taken the usual security measures (use of a hotel safe, locked vehicle, etc.). It is the Customer's responsibility to take out "equipment and valuables" insurance covering travel.
Liability limit: in the event that Easy Rider's liability is retained, the total amount of compensation payable by it for all claims covered by the same contract is expressly limited to the total amount of fees actually received by Easy Rider, excluding VAT, for the contract in question (these fees exclude all costs incurred by Easy Rider on behalf of the Customer).
The Customer waives the right to invoke the liability of Easy Rider's directors, managers and employees, both on a contractual and non-contractual basis.
Invoking the liability of Easy Rider does not constitute a reason to suspend payment of Easy Rider's invoices.
Onafhankelijkheid van de partijen
Easy Rider en de Klant zijn onafhankelijke handelspartners. De overeenkomst tussen hen creëert geen ondergeschiktheidsrelatie, geen feitelijke vennootschap, noch een handelsagentschap tussen hen.
De Klant erkent uitdrukkelijk dat hij/zij de werkgever (of de directe opdrachtgever) is van de artiesten, muzikanten en technici van de tour/het concert/de productie. Easy Rider, in haar hoedanigheid van tour/concert/productiemanager, vervult alleen een logistieke coördinerende taak en kan niet worden beschouwd als de werkgever van het tourteam.
18. Independence of the parties
Easy Rider and the Customer are independent trading partners. The agreement between them does not create a relationship of subordination, a de facto partnership or a commercial agency between them.
The Customer expressly acknowledges that he/she/it is the employer (or principal) of the artists, musicians and technicians of the tour/concert/production. Easy Rider, in its capacity as tour/concert/production manager, only performs a logistical coordination task and cannot be considered the employer of the tour team.
Volledigheid
Deze AV en de bepalingen in de offerte vormen de volledige overeenkomst tussen de Klant en Easy Rider. Ze annuleren en vervangen alle overeenkomsten, verklaringen, onderhandelingen of mondelinge of schriftelijke correspondentie die voorafgaand aan de ondertekening van de offerte heeft plaatsgevonden.
19. Completeness
These GTC and the provisions in the quotation constitute the entire agreement between the Customer and Easy Rider. They cancel and replace all agreements, statements, negotiations or verbal or written correspondence that took place prior to the signing of the quotation.
Wijzigingen
Geen enkele wijziging, toevoeging of afwijking van een clausule van deze AV of van de offerte kan aan een partij worden tegengeworpen, tenzij deze het voorwerp is geweest van een schriftelijke aanvulling (e-mail of papier) die door beide partijen naar behoren is aanvaard.
20. Amendments
No amendment, addition or deviation from any clause of these GTC or the quotation may be invoked against either party unless it has been the subject of a written supplement (e-mail or paper) duly accepted by both parties.
Geen afstand
Het feit dat een van de partijen op een bepaald moment geen beroep doet op een van de bepalingen van deze voorwaarden, kan in geen geval worden geïnterpreteerd als een afstand van het recht om daar later wel een beroep op te doen.
21. No waiver
The fact that one of the parties does not invoke one of the provisions of these GTC at a given moment shall in no way be interpreted as a waiver of the right to invoke it at a later date.
Deelbaarheid (gedeeltelijke nietigheid)
Indien een van de bepalingen van deze AV door een rechtbank nietig of niet-toepasselijk wordt verklaard, blijven de overige bepalingen onverminderd van kracht. In dat geval verbinden de partijen zich ertoe de nietige bepaling te vervangen door een geldige bepaling waarvan de economische werking zo dicht mogelijk bij de nietige bepaling aansluit.
22. Severability (partial nullity)
If any provision of these GTC is declared void or inapplicable by a court, the remaining provisions shall remain in full force and effect. In that case, the parties undertake to replace the void provision with a valid provision which economic effect is as close as possible to that of the void provision.
Overmacht
Geen van de partijen kan aansprakelijk worden gesteld voor een vertraging of niet-nakoming in geval van overmacht (bijv. stakingen, pandemie, epidemie, natuurrampen, brand, onvoorziene transportstoringen). Deze clausule doet geen afbreuk aan de regels inzake de betaling van de prijs in geval van annulering.
23. Force majeure
Neither party shall be held liable for any delay or failure to perform in the event of force majeure (e.g. strikes, pandemics, epidemics, natural disasters, fire, unforeseen transport disruptions). This clause does not affect the rules governing payment of the price in the event of cancellation.
Gegevensbescherming (AVG)
Easy Rider verwerkt de persoonsgegevens van de Klant en de artiesten/leden van de groep in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze gegevens worden alleen gebruikt voor de goede uitvoering van de overeenkomst. Ze kunnen worden doorgegeven aan dienstverleners en derden (overheidsinstanties, enz.) indien dit nodig is voor de uitvoering van de diensten.
24. Data protection (GDPR)
Easy Rider processes the personal data of the Customer and the artists/members of the group in accordance with the General Data Protection Regulation (GDPR). This data is used solely for the proper performance of the contract. It may be passed on to service providers and third parties (public authorities, etc.) if this is necessary for the performance of the services.
Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank
Deze overeenkomst valt onder het Belgische recht. In geval van een geschil verbinden de partijen zich ertoe om een minnelijke schikking te zoeken. Bij gebrek aan overeenstemming zijn alleen de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Kortrijk bevoegd.
25. Applicable law and competent court
This agreement is governed by Belgian law. In the event of a dispute, the parties undertake to seek an amicable settlement. In the absence of agreement, only the courts of the judicial district of Kortrijk shall have jurisdiction.